【議事録はAIで5分】生成AI時短術とおすすめツール

会議後の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間のかかる負担の大きい業務です。
しかし、生成AIの登場により、この常識は覆されつつあります。AIが会議の内容を自動で文字起こしし、要約、さらにはToDoリストまで作成してくれるのです。

本記事では、生成AIを活用して議事録作成を劇的に効率化するための具体的なステップ、おすすめのツール、そしてビジネスで安全に利用するための注意点までを徹底解説します。

なぜ今、議事録作成に生成AIの活用が注目されるのか？

AIによる議事録作成は、単なる文字起こしにとどまらず、会議そのものの価値を高める可能性を秘めています。なぜ今、多くの企業がこの技術に注目しているのか、その背景にある3つの大きなメリットを解説します。

1. 圧倒的な時間短縮とコスト削減

従来、1時間の会議の議事録を作成するには、2〜3時間以上かかることも珍しくありませんでした。生成AIを活用すれば、この作成時間を90%以上削減することも可能です。担当者の負担を劇的に軽減し、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるため、企業全体の生産性向上に直結します。

2. 議事録の品質と客観性の向上

人間が手作業で議事録を作成すると、聞き間違いや解釈の違い、重要な発言の抜け漏れなどが起こりがちです。AIは、全ての発言を話者ごとに正確に記録するため、「言った・言わない」といった後のトラブルを防ぎます。誰が聞いても客観的な事実に基づいた、質の高い議事録を安定して作成できるのが大きな強みです。

3. 会議への集中と議論の活性化

議事録担当者は、記録作業に追われて議論に集中できないというジレンマを抱えていました。生成AIに記録を任せることで、参加者全員がメモを取る必要なく、100%議論に集中できる環境が生まれます。これにより、より活発な意見交換が促され、会議そのものの質が向上します。

生成AIによる議事録作成の3つのアプローチ

生成AIで議事録を作成する方法は、大きく3つのアプローチに分類できます。それぞれの特徴を理解し、自社の目的や環境に合った方法を選びましょう。

1. アプローチ①：AI議事録特化型ツール

最も高機能で本格的なのが、議事録作成に特化したAIツールです。Web会議にAIボットを参加させたり、録音データをアップロードしたりするだけで、高精度な文字起こしから話者分離、要約、ToDoリストの抽出までを自動で行います。多くのツールが法人利用を前提としており、セキュリティ面でも配慮されています。

2. アプローチ②：Web会議ツールの内蔵AI機能

Zoomの「AI Companion」やMicrosoft Teamsの「Copilot」、Google Meetの「Gemini」など、普段使っているWeb会議ツールに標準で搭載されているAI機能を利用する方法です。追加コストなしで手軽に始められるのが最大のメリットですが、専門ツールに比べると、文字起こしの精度や要約のカスタマイズ性などは限定的です。

3. アプローチ③：汎用的な生成AI（ChatGPTなど）の活用

Web会議ツールで文字起こしデータ（トランスクリプト）を出力し、そのテキストをコピーしてChatGPTやClaudeのような汎用生成AIに貼り付け、要約や校正を依頼する方法です。一手間かかりますが、プロンプトを工夫することで、自社独自のフォーマットに合わせた議事録を作成できる自由度の高さが魅力です。

精度を最大化する「議事録作成プロンプト」

特にアプローチ③のように汎用生成AIで議事録を作成する場合、指示（プロンプト）の質がアウトプットの質を大きく左右します。ここでは、コピペして使える基本的なプロンプトのテンプレートを紹介します。

プロンプトテンプレート

あなたは優秀なビジネスアシスタントです。
以下の会議の文字起こしテキストを読み込み、指定されたフォーマットで議事録を作成してください。

# 制約条件
・誤字脱字を修正し、冗長な表現（「えーと」「あのー」など）を削除してください。
・各議題について、議論の要点を箇条書きでまとめてください。
・会議で決定した事項と、担当者・期限を含むToDoリストを明確に抽出してください。

# 出力フォーマット
## 会議名：
## 日時：
## 参加者：
---
## 決定事項
- [決定内容]（担当：[名前]、期限：[日付]）

## ToDoリスト
- [タスク内容]（担当：[名前]、期限：[日付]）

## 議題サマリー
### 1. [議題1]
- [要点1]
- [要点2]
### 2. [議題2]
- [要点1]
- [要点2]
---
# 文字起こしテキスト
[ここに会議の文字起こしテキストを貼り付け]

生成AIでの議事録作成におけるセキュリティと注意点

議事録には、時に機密情報や個人情報が含まれるため、生成AIの利用にはセキュリティへの配慮が不可欠です。安全に活用するために、必ず以下の点を確認しましょう。

1. 情報漏洩とプライバシーのリスク

最も注意すべきは、入力した音声やテキストデータが、AIの学習に再利用されてしまうリスクです。特に、一般向けの無料ツールを利用する場合、機密性の高い会議の内容が意図せず外部に漏洩する可能性があります。ビジネスで利用する際は、必ず「入力データを学習に利用しない」と明記している法人向けサービスを選定しましょう。

関連記事：【生成AIのセキュリティ】企業が知るべきリスクと対策を徹底解説

2. 文字起こしの正確性の限界

AIの文字起こし精度は飛躍的に向上していますが、100%完璧ではありません。専門用語や固有名詞、あるいは音声環境が悪い場合には、誤認識が発生します。AIが作成した議事録はあくまで「下書き」と捉え、最終的には必ず人間が内容を確認し、修正するプロセスを徹底してください。

3. 参加者への事前同意

会議の内容を録音し、AIで処理することについては、倫理的・法的な配慮が必要です。特に社外の人間が参加する会議では、必ず事前に「この会議はAIによって記録・要約されます」という旨を伝え、参加者全員から同意を得るようにしましょう。無断での記録は、信頼関係を損なう原因となります。

まとめ

本記事では、生成AIを活用した議事録作成について、そのメリットから具体的なアプローチ、そしてセキュリティ上の注意点までを解説しました。

議事録作成は、生成AIの導入効果が最も分かりやすく、かつ大きなインパクトをもたらす業務の一つです。これまで議事録作成に費やしていた膨大な時間を削減できるだけでなく、議論への集中を促し、会議そのものの質をも向上させます。

まずは、普段お使いのWeb会議ツールに搭載されているAI機能から試してみるなど、小さな一歩から始めてみてはいかがでしょうか。その圧倒的な効率化は、あなたの働き方を大きく変えるきっかけとなるはずです。