【AIエージェント活用】マニュアル作成を効率化！手順とコツを簡単解説

業務手順の標準化、製品の操作説明、従業員トレーニングなど、様々な目的で作成されるマニュアル。
その重要性は理解しつつも、「マニュアル作成には膨大な時間と手間がかかる」「担当者によって品質にばらつきが出る」「更新が追いつかない」といった悩みを抱えている企業は少なくありません。

近年、目覚ましい進化を遂げるAIエージェントを活用することで、このマニュアル作成プロセスを大幅に効率化できる可能性があります。
本記事では、AIエージェントを使ったマニュアル作成の具体的な手順、期待されるメリット、そしてうまく活用するためのコツや注意点について詳しく解説します。

なぜAIエージェントがマニュアル作成に有効なのか？

これまで人手で行うのが当たり前だったマニュアル作成作業を、なぜAIエージェントが効率化できるのでしょうか。それは、AIエージェントが持つ様々な能力が、従来のマニュアル作成における課題解決に直結するからです。その理由を具体的に見ていきましょう。

従来のマニュアル作成の課題

まず、従来のマニュアル作成プロセスには、以下のような共通の課題が存在しました。

• 膨大な時間と工数: 情報収集、構成案作成、分かりやすい文章での執筆、図やスクリーンショットの準備、レイアウト調整、レビューと修正など、多くの工程に時間と労力がかかります。
• 属人化と品質のばらつき: 作成担当者のスキルや経験、知識レベルによって、マニュアルの分かりやすさや網羅性、表現方法に差が出やすく、品質が安定しないことがあります。
• メンテナンスの負担: 製品のアップデートや業務手順の変更に合わせてマニュアルを最新の状態に保つ必要があり、その更新・メンテナンス作業が大きな負担となります。
• 多言語対応の壁: グローバル展開を行う企業などでは、複数言語への翻訳コストや時間が課題となります。

AIエージェントが持つ関連能力

これらの課題に対し、AIエージェントは以下のような能力で貢献できます。

• 高度な自然言語処理能力: 指示に基づいて構成案を作成したり、収集した情報を基に分かりやすい説明文を生成したり、文章を要約・校正したりできます（特にLLMベースのAIエージェント）。
• 情報収集・整理能力: Web検索やデータベースアクセスを通じて、マニュアル作成に必要な情報を効率的に収集・整理できます。
• 画像生成・編集支援能力（一部）: 指示に基づいて簡単な図解やイラストを生成したり、スクリーンショットの編集を補助したりする機能を持つAIも登場しています。
• 多言語翻訳能力: 作成したマニュアルを他の言語へ高精度かつ迅速に翻訳できます。

これらの能力により、AIエージェントはマニュアル作成の様々な工程を支援、あるいは部分的に自動化することが可能です。

AIエージェント導入による期待効果

AIエージェントをマニュアル作成に活用することで、以下のような効果が期待できます。

• 作成時間の大幅短縮とコスト削減: 執筆や構成案作成、情報収集などの時間を削減し、人件費や外注費を抑制。
• 品質の標準化と属人化の解消: AIが一貫したスタイルや構成でドラフトを作成することで、品質のばらつきを抑え、特定の担当者に依存しないマニュアル作成体制を構築。
• 更新・メンテナンスの効率化: 変更箇所に関する情報をAIに与えることで、関連部分の修正案を迅速に生成。
• 多言語展開の容易化: 翻訳作業の自動化により、グローバル向けマニュアルの作成・更新を低コストかつスピーディーに実現。

AIエージェントを使ったマニュアル作成の基本ステップ

AIエージェントの力を借りてマニュアル作成を効率的に進めるためには、いくつかのステップを踏むことが効果的です。ここでは、その基本的な手順を紹介します。この流れを理解することが、スムーズなマニュアル作成の第一歩となります。

ステップ1: 目的とターゲットの明確化

どのようなマニュアルを作るのか、誰に読んでもらうのかを最初に定義します。

• マニュアルの目的: 操作手順の説明、業務ルールの共有、新人研修用資料、トラブルシューティングガイドなど、マニュアルが果たすべき役割を明確にします。
• ターゲット読者: マニュアルを読む人の知識レベル（初心者か経験者か）、役職、前提知識などを想定します。これにより、使用する専門用語のレベル、説明の詳細度、表現のトーンなどが決まります。 この目的とターゲットは、後でAIエージェントに指示を出す際の重要な情報となります。

ステップ2: 情報収集と整理

マニュアルに記載すべき内容に関する情報を集め、構造化します。

• 情報源: 既存の関連資料、製品仕様書、業務手順書、設計書、担当者へのヒアリング内容、実際の操作画面の記録などが考えられます。
• AIによる収集支援: AIエージェントに、既存文書の内容要約や、関連する情報のWeb検索、社内データベース検索などを依頼することも可能です。
• 構成案（目次）作成: 集めた情報を基に、マニュアル全体の構成案（章立て、目次）を作成します。この構成案作成自体をAIエージェントに依頼し、たたき台としてもらうのも良い使い方です。

ステップ3: AIエージェントへの指示とドラフト作成

整理された情報と構成案に基づき、AIエージェントに本文の執筆を依頼します。

• 的確なプロンプト: ステップ1で明確にした目的・ターゲット読者、ステップ2で作成した構成案や収集した情報を基に、各セクションの内容について具体的かつ分かりやすい指示（プロンプト）をAIエージェントに与えます。（指示のコツは後述）
• ドラフト生成: 指示に基づき、AIエージェントが文章のドラフト（下書き）を生成します。一度で完璧なものは期待せず、たたき台として活用します。

ステップ4: 人間によるレビュー、修正、仕上げ

AIエージェントが生成したドラフトは、必ず人間が内容を確認し、完成度を高めていきます。

• 内容の精査: 事実関係の誤り、情報の過不足、手順の正確性、専門用語の適切性、表現の不自然さなどを人間の目で厳しくチェックします。ここはマニュアル作成の品質を担保する上で最も重要な工程です。
• 加筆・修正: チェック結果に基づき、必要な情報を加筆したり、不適切な表現を修正したりします。AIエージェントに修正案を再生成させることも可能です。
• 仕上げ: 図、イラスト、スクリーンショットなどを適切に挿入し、全体のレイアウトやデザインを整え、最終的なマニュアルとして完成させます。

AIエージェントでのマニュアル作成を成功させるコツ

AIエージェントをマニュアル作成に活用する際、その能力を最大限に引き出し、より質の高い成果物を効率的に得るためには、いくつかのコツがあります。ここでは、マニュアル作成を成功に導くための実践的なコツを紹介します。

コツ1: 正確で十分な情報をインプットする

AIエージェントは、与えられた情報を基にしかアウトプットを生成できません。「Garbage In, Garbage Out（ゴミを入れたらゴミしか出てこない）」の原則が当てはまります。

• 情報の質: マニュアル作成の元となる手順、仕様、ルール、背景知識などの情報が正確であることが大前提です。誤った情報を入力すれば、誤った内容のマニュアルが生成されてしまいます。
• 情報の量と網羅性: 必要な情報が不足していると、説明が不十分になったり、重要な点が抜け落ちたりする可能性があります。関連情報はできるだけ網羅的にAIエージェントに提供する（あるいは参照させる）ことが望ましいです。

コツ2: プロンプト（指示）を工夫する

AIエージェントから期待通りの出力を得るためには、指示の出し方（プロンプトエンジニアリング）が極めて重要です。

• 具体性の追求: 「ステップバイステップで説明して」「箇条書きでまとめて」「表形式で比較して」など、出力形式を具体的に指定します。
• 役割と文脈の付与: 「あなたは〇〇製品の熟練ユーザーです。初心者に操作方法を説明してください」のように役割を与えたり、「このマニュアルは緊急時の対応手順を示すものです」のように文脈を伝えたりすると、より適切な内容・表現が期待できます。
• ターゲット読者の明示: 「専門用語を避け、中学生にも理解できるように説明して」など、ターゲット読者を具体的に伝えることも有効なコツです。
• テンプレート活用: 効果的なマニュアル作成のためのプロンプトテンプレートを自社で作成・共有したり、公開されているテンプレートを参考にしたりするのも良いでしょう。

コツ3: AIの生成物を鵜呑みにせず、必ずレビューする

AIエージェントは非常に高性能になりましたが、万能ではありません。生成された内容を盲信するのは危険です。

• ファクトチェック: AIは時に事実と異なる情報（ハルシネーション）を生成することがあります。特に手順の正確性、数値データ、固有名詞などは、必ず信頼できる情報源や実機操作で確認しましょう。
• 専門家による確認: 専門知識が必要なマニュアルや、企業の独自ルールに関わる内容については、必ずその分野の専門家や業務熟練者がレビューし、内容の妥当性を検証する必要があります。
• 表現のニュアンス調整: AIが生成した文章が、機械的で不自然だったり、意図したニュアンスと異なったりする場合もあります。人間の感覚で、より分かりやすく、適切な表現に修正することも大切です。

コツ4: AIと人間の役割分担を明確にする

マニュアル作成プロセス全体において、AIエージェントに任せる部分と、人間が責任を持つ部分を明確に区別することが、効率と品質を両立させるコツです。

• AIが得意なこと: 構成案作成、大量の文章の下書き作成、定型的な表現の生成、翻訳、要約など。
• 人間が行うべきこと: 目的設定、情報収集・整理（AI支援は可）、事実確認・専門的判断、読者の視点に立った表現の調整、図版作成・レイアウト、最終的な品質保証。 お互いの強みを活かせるように役割分担を設計しましょう。

マニュアル作成に活用できるAIエージェントの種類

マニュアル作成を支援するAIエージェントには、様々なタイプがあります。自社の目的や状況に合わせて適切なツールを選ぶことが重要です。ここでは、マニュアル作成の用途で利用される主なAIエージェントの種類を紹介します。

汎用的な対話型AI（LLMベース）

ChatGPT、Gemini、Claudeなどに代表される、大規模言語モデル（LLM）を基盤とした対話型AIです。

• 特徴: 特定の用途に限定されず、プロンプト（指示）次第で非常に幅広いタスクに対応できます。マニュアル作成においては、構成案のブレインストーミング、各セクションの文章生成、既存文章の要約・校正、多言語翻訳など、多くの工程で活用できます。
• 注意点: マニュアル作成に特化した機能（例: 構造化エディタ、画像挿入支援）は持たないため、効果的なプロンプト設計が使いこなしの鍵となります。また、一般的な情報に基づいて回答するため、社内情報などを反映させるには工夫が必要です。

マニュアル作成支援特化ツール

マニュアル作成業務に特化して開発されたソフトウェアやクラウドサービスです。

• 特徴: マニュアル作成に適したテンプレート、ステップごとの手順入力インターフェース、スクリーンショットの簡単な挿入・編集機能、目次や索引の自動生成、バージョン管理、多言語翻訳機能、公開・共有機能などを備えています。近年、AIによる文章生成支援や構成案提案機能を搭載するツールも増えています。
• メリット: 業務用途での使い勝手が良く、効率的に体裁の整ったマニュアルを作成できます。

社内ナレッジベース連携型AIエージェント

企業の内部情報（社内規定、過去の文書、FAQ、チャットログなど）を学習・参照し、それを基に応答や文書作成を行うAIエージェントです。

• 特徴: 社内用語や独自の業務ルール、過去の経緯などを踏まえた、より自社の状況に即したマニュアル作成が可能です。情報検索機能と連携し、関連情報を提示しながら作成を進めることもできます。
• メリット: 外部に公開されていない情報を活用できるため、社内向けマニュアルや業務手順書の作成に適しています。

画面操作記録からのマニュアル自動生成ツール

ユーザーのPC画面上での操作（クリック、キーボード入力など）を記録し、その一連の操作を基に、スクリーンショット付きの操作手順マニュアルを自動で生成するツールです。

• 特徴: AIが記録された操作を解析し、各ステップの説明文を自動生成します。
• メリット: ソフトウェアの操作マニュアルや、特定のシステムを使った業務手順書の作成を大幅に効率化できます。視覚的に分かりやすいマニュアルが短時間で作成可能です。

これらの種類を理解し、作成したいマニュアルの種類や既存の環境に合わせて最適なAIエージェントを選択することが、マニュアル作成効率化の第一歩です。

AIエージェントによるマニュアル作成の注意点と限界

AIエージェントはマニュアル作成において非常に強力なツールですが、その能力には限界があり、利用する際には注意すべき点も存在します。これらの限界と注意点を理解しておくことが、過度な期待を防ぎ、AIエージェントを適切かつ安全に活用するためのコツとなります。

情報の正確性と最新性の担保

AIは学習データに基づいて動作するため、情報の正確性や最新性には限界があります。

• 最新情報への非対応: AIエージェントの学習データは、ある特定の時点までのものが多いため、それ以降の最新情報（製品の仕様変更、新しい法律など）は基本的に反映されません。マニュアル作成においては、人間が最新情報を補完し、内容を更新する必要があります。
• 社内・非公開情報: 企業独自のルール、プロセス、非公開の技術情報などは、外部の汎用AIは学習していません。これらの情報をマニュアルに含める場合は、人間が入力・編集する必要があります。
• ファクトチェックの必要性: 前述の通り、AIは誤った情報（ハルシネーション）を生成する可能性があります。特に手順の正確性が求められる操作マニュアルなどでは、生成された内容が本当に正しいか、必ず人間が検証（実機確認など）する必要があります。

専門性とニュアンスの表現

高度に専門的な内容や、微妙なニュアンスを伝える表現は、AIにとって難しい場合があります。

• 専門用語の壁: 特定分野の高度な専門用語や業界特有の言い回しを、AIエージェントが常に正確に理解し、適切に使用できるとは限りません。専門家によるレビューが不可欠です。
• 暗黙知の表現: 長年の経験に基づくコツや、文章化しにくい暗黙知、微妙なニュアンスを含む手順などを、AIが的確に表現するのは困難です。これらは人間が補足・修正する必要があります。

図や画像の自動生成・挿入の限界

マニュアル作成において、図解、イラスト、スクリーンショットなどの視覚情報は非常に重要ですが、AIによるこれらの完全な自動生成・挿入はまだ発展途上の技術です。

• 現状: 文章の生成は得意でも、文脈に合った図やイラストをゼロから生成したり、適切なスクリーンショットを自動で撮影・編集して最適な位置に挿入したりする能力は限定的です。
• 人間の役割: 図版の作成や選定、挿入、キャプション付けなどは、依然として人間の手作業が多く残る部分です。AIは補助的な役割（例: 簡単な図形の生成支援）に留まることが多いでしょう。

セキュリティと著作権

機密情報や著作権に関するリスクにも注意が必要です。

• 情報漏洩リスク: 社外秘の情報や個人情報を含むマニュアルを作成する場合、利用するAIエージェント（特に外部クラウドサービス）にそれらの情報を入力する際は、セキュリティポリシーや利用規約を十分に確認し、情報がどのように扱われるかを理解しておく必要があります。
• 著作権侵害リスク: AIエージェントが学習データに含まれる既存の著作物と類似した文章や構成を生成してしまう可能性もゼロではありません。生成された内容が他者の著作権を侵害していないか、注意が必要です（特に公開する場合）。

以下の表は、これらの注意点と対策例をまとめたものです。

注意点	対策例
情報の正確性・最新性	- 人間によるファクトチェック必須
	- 最新情報、社内情報の追記
	- 実機検証（操作マニュアル）
専門性・ニュアンス	- 専門家によるレビュー・修正
	- AIへの指示で可能な限り具体化
図・画像の限界	- 人間による作成・挿入・編集が中心
	- AIによる補助機能の活用（可能な場合）
セキュリティ・著作権	- 機密情報の入力ルール策定
	- 利用ツールの規約確認
	- 生成物の類似性チェック
過度な期待の禁止	- AIエージェントはアシスタントと認識
	- 最終的な品質責任は人間が負う

まとめ

AIエージェントは、時間と労力がかかるマニュアル作成業務を効率化し、その品質向上にも貢献しうる、非常に有望なツールです。文章の構成案作成から下書き執筆、翻訳、情報収集支援まで、その用途は多岐にわたります。しかし、その能力を最大限に引き出すためには、正確な情報入力、的確な指示（プロンプト）といった使い方のコツを掴み、AIの生成物を鵜呑みにせず人間がレビューするというプロセスが不可欠です。AIエージェントを万能ツールではなく「有能なアシスタント」と位置づけ、その得意な作業を任せ、人間は最終的な品質管理や専門的な判断に責任を持つという役割分担を明確にすることが、成功への鍵となります。AIエージェントの限界も理解した上で、これらのコツを実践すれば、マニュアル作成はよりスピーディーで質の高いものになるはずです。ぜひ、自社のマニュアル作成プロセスへのAIエージェント導入を検討してみてください。