NotebookLMはGoogle Workspaceで無料？会社員が使うべき理由と活用術

「AIツールで業務効率化したいけれど、セキュリティが不安…」
「新しいツールの追加費用を経理に申請するのが面倒…」

そんな悩みを抱える会社員の皆様へ朗報です。
もし、あなたの会社が「Google Workspace」を導入しているなら、追加費用なしで使える最強のAIツール「NotebookLM」がすでに手元にあります。

本記事では、なぜGoogle Workspace版のNotebookLMが会社員にとって「最強の選択肢」なのか、その理由と具体的な活用術を徹底解説します。

1. 会社員に朗報！「追加費用0円」で使える

多くの高性能な生成AIツールが月額数千円の追加費用を必要とする中、NotebookLMはGoogle Workspace（Business Starter以上）の基本機能に含まれています。

面倒な申請は一切不要

会社がすでにGoogle Workspaceを契約していれば、個別に予算申請や契約手続きをする必要は一切ありません。今日からでも追加費用0円で使い始めることができます。（※管理者が機能を有効にしている必要があります）

2. なぜ「無料版」ではなく「Workspace版」を使うべきか？

個人向けの無料版NotebookLMも存在しますが、会社員が業務で使うなら断然「Workspace版」です。その決定的な違いは「セキュリティ」にあります。

あなたのデータは学習されません

• 無料版（個人アカウント）: 入力したデータが、将来的なAIモデルの学習に利用される可能性があります。

• Workspace版（組織アカウント）: あなたの会社が入力したデータやアップロードした資料は、Googleの基盤モデルの学習には一切使用されません。

機密情報も安心して扱える

Workspace版ではデータは組織内に隔離され、安全性が規約で保証されています。機密情報や社外秘のドキュメントを扱うビジネスパーソンにとって、この「安全性の担保」は必須条件です。

関連記事：【機密情報】NotebookLMの学習に使われる？原則非学習だが例外も

3. 2026年最新！Workspace版NotebookLMの進化

ビジネス利用において、扱えるデータ量と種類が大幅に拡張されています。

① 扱えるデータ量が桁違い

プロフェッショナルな業務に対応するため、ソース（資料）の読み込み容量が強化されています。

• ノートブック数: 最大500個（Pro/Enterprise版）

• ソース数/ノート: 最大300ソース

• 1ソースあたりの文字数: 最大100万語（動画や音声は最大24時間分）

② 多彩なファイル形式に対応

社内にあるあらゆる情報資産を「ソース」として活用できます。Googleドライブにあるドキュメントやスライドを直接選択して読み込めるシームレスな連携は、Workspace版ならではの利点です。

• Googleドキュメント、スライド、スプレッドシート

• PDF、Word (.docx)、テキスト

• YouTube動画（URL入力で内容を解析）

• 音声ファイル（会議録音データなど）

• Webサイト（URLから直接インポート）

4. ただ読むだけじゃない！資料を「使える形」に自動変換

NotebookLMの真価は、読み込んだ大量の資料を、目的に合わせて「使えるアウトプット」にワンクリックで変換できる点にあります。単なるQ&Aチャットではありません。

① 移動中に聴ける「音声概要（Audio Overview）」

読み込んだ資料の内容を、2人のAIホストがラジオ番組のように対話形式で解説してくれます。2026年現在は自然な日本語に対応しており、通勤中や家事の合間に「ながら聴き」で膨大な資料の要点をインプットできます。「読む時間はないが、内容は把握しておきたい」という多忙なビジネスパーソンに最適です。

関連記事：【2026年最新】NotebookLMのポッドキャスト機能（音声概要）を徹底解説

② 情報の全体像を可視化する「マインドマップ」

複数の資料にまたがる複雑な情報や、議論の全体像を把握したい場合に有効です。Studio機能から「マインドマップ」を選択すると、AIが読み込んだソース間の関連性や重要キーワードを抽出し、視覚的なツリー構造で整理します。プロジェクトの初期段階でアイデアを俯瞰したり、構造的な理解を深めたりするのに役立ちます。

関連記事：【初心者向け】NotebookLMマインドマップ機能の使い方ガイド

③ プレゼン準備を効率化する「スライド下書き生成」

会議や報告会で使うプレゼン資料の骨子も、AIが自動生成します。読み込んだソースを基に、AIが章立てを行い、各スライドの見出しと箇条書きの本文案を提案してくれます。ゼロから構成を考える手間が省け、人間はデザインの調整や具体的な肉付け作業に集中できるため、資料作成スピードが格段に向上します。

関連記事：NotebookLMの新機能「自動スライド作成」が凄すぎる！たった数分でプレゼン資料が完成する方法

5. 業務効率が劇的に変わる！3つの活用シナリオ

特別なスキルがなくても、Google Workspace版NotebookLMを使えば、日々の業務がその場で効率化されます。具体的な操作イメージとともに見ていきましょう。

シナリオ①：膨大な議事録から「決定事項」を瞬時に抽出

【課題】

毎週の定例会議の録画データや文字起こしが溜まっていくが、後から見返す時間がない。「あの件、どうなったっけ？」を確認するのに手間取る。

【NotebookLM活用】

Googleドライブに保存された過去数ヶ月分の議事録ドキュメントや音声ファイルをまとめてNotebookLMに読み込ませます。「Aプロジェクトに関する過去3ヶ月の決定事項と、未完了のタスクをリストアップして」と質問します。

【効果】

AIが全ての議事録を横断検索し、該当箇所を抽出して要約。数時間かかっていた確認作業が数分で完了します。

シナリオ②：数百ページの社内規定から「知りたいこと」を一発検索

【課題】

「就業規則」「経費精算マニュアル」「セキュリティガイドライン」など、PDFで散在する社内ルール。知りたいことを探すために毎回ファイルを開いて検索するのが苦痛。

【NotebookLM活用】

関連する規定PDFをすべて一つのノートブックにアップロードします。「台風で電車が止まった場合の出勤ルールはどうなってる？」「新しいPCを購入する際の申請フローを教えて」のように自然言語で質問します。

【効果】

AIが規定集の中からピンポイントで回答と、その根拠となる情報ソース（該当ページ）を提示。総務部門への問い合わせ件数削減にもつながります。

シナリオ③：外部情報のリサーチと資料作成を自動化（Deep Research）

【課題】

新規事業の企画にあたり、市場動向や競合他社の情報を集める必要があるが、Web検索と情報整理だけで一日が終わってしまう。

【NotebookLM活用】

2025年末に搭載された「Deep Research」機能を使います。手元に資料がなくても、キーワード（例：「生成AIの法人利用動向 2026」）を入力するだけで、AIがWeb上の信頼できる情報を自動調査し、包括的な調査レポートを作成してくれます。

【効果】

リサーチの初期段階をAIが代行。生成されたレポートを元に「この内容で企画書の目次案を作って」と指示すれば、資料作成の初速が劇的に上がります。

関連記事：NotebookLM「Deep Research」徹底解説。調査と執筆を全自動化

6. 導入は「スイッチを入れるだけ」

情シス部門の負担も最小限

情報システム部門の視点で見ても、導入のハードルは極めて低いです。新しいツールを導入する際に必要なリスクアセスメントや、複雑な契約手続きは不要です。

管理画面で有効化するだけ

Google管理コンソールでNotebookLMを「有効にする」のチェックを入れるだけで、全社員が安全な環境で使い始めることができます。もし利用できない場合は、管理者に「NotebookLMを有効にしてほしい」と依頼してみましょう。

まとめ

Google Workspace版NotebookLMは、あなたの会社が持つ情報資産を、あなたのための「専用知識」に変えるAIツールです。

すでにGoogle Workspaceを使っているなら、この強力な「AIの同僚」を追加コストなしで雇える権利をもう持っています。「読む」「探す」「まとめる」といった時間のかかる作業をAIに任せ、人間はよりクリエイティブな意思決定に集中する。ぜひ、今日から業務に取り入れ、新しい働き方を体験してください。